Die Einführung der 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) durch ungarische Behörden und das Finanzamt (NAV) ab 2025 ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Datensicherheit. Allerdings kann dies die Arbeitsweise von Steuerberatern beeinflussen, da sie potenziell keinen direkten Zugriff mehr auf die aktuellen Daten ihrer Mandanten haben könnten, wenn die Authentifizierung z.B. über die Mobilfunknummer des Mandanten erfolgt.
Informieren Sie sich rechtzeitig bei Ihrem Steuerberater, wie er / sie dieses Problem behandeln wird!
Hier sind Maßnahmen und Strategien, um dieses Problem zu bewältigen:
1. Einholen der notwendigen Zugriffsrechte
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Mandantenberechtigungen: Mandanten können Steuerberatern gezielt Berechtigungen für den Zugriff auf ihre Daten erteilen.
- Prüfen Sie die Möglichkeiten innerhalb des NAV-Online-Systems (Ügyfélkapu) oder anderer Plattformen.
- Verlangen Sie eine schriftliche Vollmacht, um die rechtlichen Grundlagen zu sichern.
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Vertretungsrechte im neuen System: Informieren Sie sich, ob eine Delegation oder ein eingeschränkter Zugang im neuen 2FA-System möglich ist. Oft bieten Behörden spezielle Konten für bevollmächtigte Steuerberater an.
2. Nutzung technischer Lösungen
- Mandantenkonten verbinden: Falls die Plattformen dies unterstützen, könnten Mandanten Steuerberater als "vertrauenswürdige Benutzer" hinzufügen, wodurch eine parallele Anmeldung möglich wird.
- Automatisierung: Nutzen Sie Softwarelösungen, die eine Integration mit dem NAV-System oder anderen Behördensystemen bieten. Einige Tools können den Authentifizierungsprozess optimieren.
- Digitale Signaturen: Arbeiten Sie mit digitalen Signaturkarten oder Zertifikaten, die eine sichere Identifikation ermöglichen.
3. Zusammenarbeit mit Mandanten
- Verantwortlichkeiten klären: Klären Sie mit Ihren Mandanten, dass sie Ihnen zeitnah Zugangscodes oder 2FA-Details bereitstellen müssen, wenn die Systeme dies erfordern.
- Schulung: Schulen Sie Mandanten darin, wie sie 2FA-Daten generieren und teilen können, ohne Sicherheitsrisiken einzugehen (z. B. temporäre Codes).
4. Unterstützung durch Behörden und Berufsverbände
- Anfrage nach speziellen Zugriffsrechten: Wenden Sie sich an die zuständigen Behörden, um sicherzustellen, dass Steuerberater weiterhin Zugriff auf Mandantendaten erhalten können.
- Berufsverbände: Kooperieren Sie mit Steuerberaterverbänden, um gemeinsame Lösungen oder Lobbyarbeit für benutzerfreundliche Alternativen zu entwickeln.
5. Mandantenportale einrichten
- Entwickeln Sie ein eigenes Mandantenportal, über das Ihre Mandanten relevante Daten und Dokumente hochladen können.
- Bieten Sie einen einfachen Zugang für Mandanten, um Ihnen die notwendigen Informationen zu übermitteln.
6. Notfalllösungen für akute Fälle
- Direkter Kontakt: Im Notfall können Mandanten per Telefon oder E-Mail angefragt werden, den 2FA-Code in Echtzeit bereitzustellen.
- Zugang teilen: Verwenden Sie Apps wie Google Authenticator, die temporäre Codes generieren. Mandanten könnten Ihnen vorübergehend Zugriff auf diese Apps gewähren.
7. Vorbereitung auf die Umstellung
- Frühzeitige Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mandanten über die Änderungen und deren Auswirkungen auf die Zusammenarbeit.
- Tests und Anpassungen: Testen Sie frühzeitig die neuen Prozesse, um etwaige Probleme rechtzeitig zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln.
Zusammenfassung
- Klären Sie rechtliche und technische Möglichkeiten zur Delegation von Zugriffsrechten.
- Nutzen Sie technische Lösungen und Automatisierungen, die den Zugriff erleichtern.
- Koordinieren Sie die Zusammenarbeit mit Mandanten, um Zugriffsprozesse zu vereinfachen.
- Arbeiten Sie eng mit Berufsverbänden und Behörden zusammen, um praktikable Lösungen zu fördern.
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